Quelles sont les vérifications à réaliser pour se préparer efficacement à un audit de certification ISO 9001 ?

Vous avez travaillé dur avec vos équipes pour un audit initial ou un audit de suivi et le moment est venu de procéder au dernier tour de vérifications.

Evitez l’erreur fréquente qui procède à n’utiliser qu’un seul moyen de vérification.

Ils sont tous utiles et pertinents mais pris seuls ils ne vous garantissent pas de « louper » quelque chose.

Pour vous approcher du risque minimum d’avoir une non-conformité à l’audit, vous devrez employer différentes méthodes superposées qui agiront comme autant de tamis.

Les méthodes préconisées:

1) La relecture de la norme: indispensable mais pas suffisante.

Avantage de cette méthode: Tout y est, forcément !

Défaut: Vous allez reprendre sillon de votre pensée avec un écueil majeur, celui d’être d’accord avec vous même !
Comme un élève qui aurait faux à un devoir de math et qui en relisant le déroulé de sa première démonstration erronée et produirait les mêmes erreurs.

2) L’audit interne un bon outil mais qui reste de l’échantillonnage

Avantage: en plus d’être indispensable il permet d’observer le travail réalisé avec un autre point de vue, d’autant plus si l’audit interne est réalisé par un auditeur externe.

Défaut: l’audit est un échantillonnage, de par le temps qui lui est consacré.
Cet effet de vérification partielle induit un risque plus important si vous procéder à un audit global (exemple tous les processus audits dans un délai d’une journée).
Pour une meilleure efficacité, réalisez pour chaque processus important à un audit dédié, vous pourrez grouper les processus les moins complexes.

3) L’angle de vue du processus: le zoom et le dézoom du métier

• Est-ce que toutes les règles de conformité et de bonnes pratiques sont respectées ?
• Le processus atteint-il ses objectifs et produit-il de l’amélioration continue à son niveau ?
• Est-il un relai de performance et non pas une entité qui vit en autarcie ?

4) La pertinence de votre organisation à l’épreuve du terrain

• Comment se comporte votre SMQ confronté à une réclamation client ?
• Est-il en adéquation avec les attentes des parties intéressées ?
• Intègre-t-il intelligemment le travail des prestataires externes ?

5) Attention aux éléments à prendre en compte à la dernière minute !

Vous aviez tout vérifier oui, mais entre la vérification et la venue de l’auditeur…

Par exemple:

• Un nouvel embauché ! (Quid de la sensibilisation au SMQ, et du CV conservé aux RH ?….)
• Une machine à vérifier ou un extincteur dépassant la date de péremption ouille !
• Votre satané tableau des actions dont deux d’entre elles devaient être vérifiées un jour avant la venue de l’auditeur

Autant de surprises de dernière minutes qu’il faut anticiper !

En utilisant ces 5 méthodes de vérifications superposées vous éviterez 99% des non conformités possibles.

D’autres méthodes joueront sur la virgule après le 9 comme par exemple le benchmark de solutions avec les confrères du même secteur d’activité.

En tout état de cause en procédant ainsi vous serez dans ls 1% des personnes préparant leur audit avec le plus de sérieux, détendez vous, ça va bien se passer ! 🙂

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